医学会の事務局や学術集会の運営を担当することになったものの、「診療や研究と並行して準備の時間を確保できない」「専門医の単位管理やCOIの書類対応まで手が回らない」と悩んでいる方は少なくありません。本記事では、医学会（医学系学会）に比較的広く当てはまる運営課題と、委託できる業務の範囲を整理して解説します。
日本医学会には、基礎部会（15学会）、社会部会（20学会）、臨床内科部会（64学会）、臨床外科部会（46学会）の計145学会が分科会として加盟しています（2026年11月時点）。
このほか、日本医学会に加盟していない専門領域の学会や研究会、各学会の地方会・支部も数多くあり、参加者数百名規模の研究会から、参加者数千名以上の大規模な学術集会まで、その規模はさまざまです。
医学系学会には、基礎医学、社会医学、臨床医学など幅広い専門領域があり、学会の活動内容や規模によって運営課題も異なります。特に臨床系の学会では、専門医制度に関する単位管理や、製薬企業・医療機器メーカーとの共催・協賛対応など、医学分野特有の事務業務が発生する場合があります。
医学会の役員や学術集会の運営担当には、大学や医療機関に所属する医師・研究者が携わるケースも少なくありません。学術集会を会長の所属施設（大学の医局など）が中心となって準備する学会では、診療や研究、教育と並行して会場手配やプログラム編成、演題募集などを進める必要があり、担当者に大きな負担がかかります。また、開催施設が毎回変わる学会では、運営ノウハウの引き継ぎが難しく、業務の属人化につながることも懸念されます。
日本専門医機構の機構専門医制度では、専門医資格の更新にあたり、一定期間内に所定の単位を取得することが求められます。必要な単位数や対象となる講習、受講確認の方法は専門領域によって異なるため、各領域の更新基準に沿った管理が必要です。単位は、学術集会への参加や講習の受講などによって取得可能です。
日本専門医機構の『整備指針（第三版2020年2月版）における「専門医の認定・更新」に関する補足説明』では、講習ごとに個別の受講確認を行うことを原則とし、受講者への修了証発行なども求めています。
そのため、単位の対象となる学術集会・講習を開催する学会には、参加・受講記録の管理や修了証の発行、単位に関する問い合わせへの対応など、さまざまな事務作業が伴います。
日本医学会の『COI管理ガイドライン』（2025年6月一部改定）では、学術集会の発表者に対するCOI状態の開示や、役員・委員等による自己申告など、利益相反を適切に管理するためのルールが定められています。
自己申告書には個人情報や企業との関係に関する情報が含まれるため、事務局内で厳重に管理し、日本医学会のガイドラインや各学会の規程に沿って保管する必要があります。保管期間や管理方法は、申告書の種類や各学会の規程に応じて確認することが重要です。
また、製薬企業や医療機器メーカーが共催セミナーや企業展示、協賛を行う学会では、出展の受付や展示スペースの調整、協賛金の受け入れ手続きなど、企業対応に関する事務も必要です。
なお、COIの審査や単位認定の可否といった判断は学会の委員会などが行うため、委託先には書類の回収や記録管理といった事務作業を任せる、という分担で検討するとよいでしょう。また、事務局は医局などに置いたまま、学術集会の運営だけを委託する「部分委託」も選択肢の一つです。
医学会（医学系学会）の運営では、診療・研究との両立に加え、学会の専門領域や活動内容に応じて、専門医の更新単位に関する受講管理や、医学研究におけるCOI管理、製薬企業・医療機器メーカーとの共催・協賛対応など、専門的な事務業務が発生することがあります。
外部委託によって事務作業の負担を抑えれば、担当者は診療や研究など、専門性を生かす業務に時間を充てられます。まずは大会運営や会員管理など、負担の大きい業務に絞って委託し、段階的に範囲を広げていく方法も検討できます。
学術大会の運用から、オンライン・オフラインを組み合わせたハイブリッド開催まで、幅広く対応した3社について学会の規模と目的別に紹介します。（2022年6月調査時点）
