このページでは、学会事務局代行の選び方をご紹介しています。学会の委託を検討されている方は、ぜひ参考にしてください。
学術大会の運用から、オンライン・オフラインを組み合わせたハイブリッド開催まで、幅広く対応した3社について学会の規模と目的別に紹介します。(2022年6月調査時点)
学会委託を検討する際は、費用を見ることも大切ですが、ご自身の学会の規模に合わせて柔軟な対応をしてくれる代行会社を選ぶことが重要になります。得意とする規模が、数百人というところもあれば千人以上というところもあり、さらに会社によって得意とするイベントやセミナーの種類も異なります。事前に事例や実績などを参考にして、委託したいと考えている業務に近い実績があるかどうかなどを確認しておくとよいでしょう。
業務内容が複雑になり人為的なミスが目立ってきた。そんな場合には、少人数の学会でも学会事務局にすべての業務を委託するのもよいかもしれません。しかし、それでは費用もかさんでしまいます。先ず、どの部分をお願いしたいのかをハッキリさせ、依頼する会社のサービス範囲もあわせて確認しておきましょう。従来どおり、学会側で行ったほうがコスト的に見合う業務であれば、わざわざ委託するメリットはありません。
学術大会の開催の委託には、企画運営、資料作成、ウェブサイトやポスターなどによる開催案内から当日の受付及び運営などのサポートがあり、委託することで主催者は重要業務に注力できます。ただし、学術大会の開催を委託した場合、依頼した会社のサービス範囲は必ず確認し、開催形式の確認や、どこまで依頼するかをあらかじめ整理しておきましょう。さらに、手配漏れを防ぐためにも委託先の担当者とのコミュニケーション不足には気をつけたいものです。
学生アルバイトや幹事になった教授が行うのがあたりまえというような、善意に依存した学会の運営。このようなやり方では、学会員が増えてくると協力している学生や教授も負担には耐えられなくなります。学会委託を検討する際は、ご自身の学会の規模に合わせて柔軟な対応をしてくれる代行会社を選ぶことが重要であることは述べましたが、サービス内容の確認も怠らないようにしたいものです。
学術大会の運用から、オンライン・オフラインを組み合わせたハイブリッド開催まで、幅広く対応した3社について学会の規模と目的別に紹介します。(2022年6月調査時点)