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学会事務局代行の選び方

このページでは、学会事務局代行の選び方をご紹介しています。学会の委託を検討されている方は、ぜひ参考にしてください。

[小中規模向け]~2000名
限られた予算内で
委託したい
コームラ
コームラ
引用元:コームラ公式HP(https://k-gakkai.com/)
特 徴
  • 大会の運営から開催まで小中規模学会に精通した自社スタッフが伴走
  • 必要なサービスを予算に合わせて最大限の対応を提案
[中大規模向け]~10000名
継続的に
拡大していきたい
創文
創 文
引用元:創文公式HP(https://www.soubun.com/)
特 徴
  • 法人化サポートも対応可能で学会の拡大を支援
  • 80年の実績とノウハウを元に提供
[大規模向け]10000名以上
大規模な国際大会を
開催したい
JCS
JCS
引用元:JCS公式HP(https://www.convention.co.jp/)
特 徴
  • 180カ国が参加する国際会議や約2万人が参加する大規模大会の実績を誇る
  • ISO20121を取得し学術大会の品質を確保

学術大会の運用から、オンライン・オフラインを組み合わせたハイブリッド開催まで、幅広く対応した3社について学会の規模と目的別に紹介します。(2022年6月調査時点)

得意とする規模感を確認

学会委託を検討する際は、費用を見ることも大切ですが、ご自身の学会の規模に合わせて柔軟な対応をしてくれる代行会社を選ぶことが重要になります。得意とする規模が、数百人というところもあれば千人以上というところもあり、さらに会社によって得意とするイベントやセミナーの種類も異なります。事前に事例や実績などを参考にして、委託したいと考えている業務に近い実績があるかどうかなどを確認しておくとよいでしょう。

どの部分をお願いしたいのか

業務内容が複雑になり人為的なミスが目立ってきた。そんな場合には、少人数の学会でも学会事務局にすべての業務を委託するのもよいかもしれません。しかし、それでは費用もかさんでしまいます。先ず、どの部分をお願いしたいのかをハッキリさせ、依頼する会社のサービス範囲もあわせて確認しておきましょう。従来どおり、学会側で行ったほうがコスト的に見合う業務であれば、わざわざ委託するメリットはありません。

開催形式の確認

学術大会の開催の委託には、企画運営、資料作成、ウェブサイトやポスターなどによる開催案内から当日の受付及び運営などのサポートがあり、委託することで主催者は重要業務に注力できます。ただし、学術大会の開催を委託した場合、依頼した会社のサービス範囲は必ず確認し、開催形式の確認や、どこまで依頼するかをあらかじめ整理しておきましょう。さらに、手配漏れを防ぐためにも委託先の担当者とのコミュニケーション不足には気をつけたいものです。

対応規模とサービス内容を確認しましょう

学生アルバイトや幹事になった教授が行うのがあたりまえというような、善意に依存した学会の運営。このようなやり方では、学会員が増えてくると協力している学生や教授も負担には耐えられなくなります。学会委託を検討する際は、ご自身の学会の規模に合わせて柔軟な対応をしてくれる代行会社を選ぶことが重要であることは述べましたが、サービス内容の確認も怠らないようにしたいものです。

規模と目的別に選ぶ
学会委託代行会社3選
 

学術大会の運用から、オンライン・オフラインを組み合わせたハイブリッド開催まで、幅広く対応した3社について学会の規模と目的別に紹介します。(2022年6月調査時点)

[小中規模向け]~2000名
限られた予算内で
委託したい
コームラ
コームラ
引用元:コームラ公式HP(https://k-gakkai.com/)
特 徴
  • 大会の運営から開催まで小中規模学会に精通した自社スタッフが伴走
  • 必要なサービスを予算に合わせて最大限の対応を提案
  • 医学、歯学、薬学の学会にて大会の運営事務局の実績あり
  •    
[中大規模向け]~10000名
継続的に
拡大していきたい
創文
創 文
引用元:創文公式HP(https://www.soubun.com/)
特 徴
  • 法人化サポートも対応可能で学会の拡大を支援
  • 80年の実績とノウハウを元に提供
  • 会員・会計管理等の煩雑な業務も代行可能
[大規模向け]10000名以上
大規模な国際大会を
開催したい
JCS
JCS
引用元:JCS公式HP(https://www.convention.co.jp/)
特 徴
  • 180カ国が参加する国際会議や約2万人が参加する大規模大会の実績を誇る
  • ISO20121を取得し学術大会の品質を確保
  • 政府系会合や国際学会などもプロデュース