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学会運営は大変?

慣れないことばかりで時間もかかるし大変な作業だ、そう感じている方も多い学会運営についてご紹介しています。

学会運営は全て委託できる

委託して業務の軽減を図っている学会も多い

実は、学会運営は全て委託できます。学会運営は大変な作業ですし、ボランティアで働いている人で足りているうちは、それほど感じられないかもしれませんが、学会や研究会では名簿管理や会費請求、ホームページ作成などのほか各種案内の発送業務や会場のネット環境整備まで。そんなことを考えると、委託するのが一番良いのかもしれません。

学会運営が大変な理由

慣れない業務に侵食される研究時間

学会運営が大変だと感じる理由はいくつかあるようですが、通常の定型業務とは違うことに対応しなければならない事に苦労されている方は多いようです。さらに、学会開催までには限られた期間の中で対応しなければならない事柄も多く、専門的なノウハウも求められます。また、準備や運営の手間が大きくなり貴重な研究時間も侵食されてしまうようです。

学会運営でやるべきこと

1.委員会の立ち上げ・会場の決定(2年~1年半前)

先ず最初にやることは、実行委員会の設立と問い合わせ窓口となる事務局を置くことです。同時に、学会運営の決定権を持つ実行委員長を中心に、会計、展示、広報、印刷などの担当者を決め、開催日程と会場を決定します。

2.公式ホームページ開設・告知の開始(1年前)

公式ホームページの開設や印刷物の作成を開始し、関連機関などへの案内を開始します。
運営の資金源として重要な協賛や広告募集は、特に不備がないように趣意書を作り、公式ホームページなども活用してPRします。

3.エントリー受付開始(6カ月前)

参加者受付と演題募集を開始します。開催会場を下見し会場の使用計画を作成。講演を行う会場や展示会場だけでなく、受付や飲食スペースなども確認しておきましょう。また、展示パネルや椅子、音響設備など必要なものを確認し、施設で貸し出すもの以外はレンタルや持ち込みの手配も準備します。

4.プログラム作成・発送(3カ月前)

学会の日程や会期中の行事、会場案内などを記載したプログラムを関連機関や参加者に配布します。来賓や協賛企業の担当者には、抄録集や参加証なども同封しましょう。

5.運営マニュアル作成(1カ月前)

学会運営成功の鍵を握るともいえる運営マニュアルの作成。さらに、滞りなく学会を開催するためには、運営マニュアルに沿った事前準備が不可欠です。また、看板や名刺受けのような小さな文房具に至るまで、備品や消耗品をリストにしてチェックできるようにしておきます。

6.学会運営(当日)

突然のトラブル対応も含め各担当者と事前ミーティングをします。また、参加者や来賓の対応は、スタッフ全員で情報を共有し、トラブルに備えて常にスタッフ間で連絡が取れるようにしておきます。
学会の終了後は撤収作業です。会場の返却時間までに終わらせるようにしましょう。

7.収支決算書の作成(終了後)

収支決算書の作成は、できるだけ早く済ませましょう。寄付金をもらっている場合は、収支決算書も提出しなければなりません。その他の作業は、礼状の発送や各種清算処理、実行委員会の反省会です。次回への引継ぎが済んだら実行委員会を解散します。

委託のメリットは負担軽減だけじゃない

運営の手間を最小限にしながら効果の高い学会の開催はできないものかと、いろいろ考えているが、なかなか答えは見つからないとお悩みの方。
実は、学会の開催を代行会社に委託すると、業務の軽減だけでなく良質な大会プログラムを実現できます。
学会の開催までには対応しなければならない事が多く、しかも慣れない業務ばかりで通常業務と並行するのは非常に困難です。そのため、開催を代行会社に委託している学会は増えているようです。

規模と目的別に選ぶ
学会委託代行会社3選
 

学術大会の運用から、オンライン・オフラインを組み合わせたハイブリッド開催まで、幅広く対応した3社について学会の規模と目的別に紹介します。(2022年6月調査時点)

[小中規模向け]~2000名
限られた予算内で
委託したい
コームラ
コームラ
引用元:コームラ公式HP(https://k-gakkai.com/)
特 徴
  • 大会の運営から開催まで小中規模学会に精通した自社スタッフが伴走
  • 必要なサービスを予算に合わせて最大限の対応を提案
  • 医学、歯学、薬学の学会にて大会の運営事務局の実績あり
  •    
[中大規模向け]~10000名
継続的に
拡大していきたい
創文
創 文
引用元:創文公式HP(https://www.soubun.com/)
特 徴
  • 法人化サポートも対応可能で学会の拡大を支援
  • 80年の実績とノウハウを元に提供
  • 会員・会計管理等の煩雑な業務も代行可能
[大規模向け]10000名以上
大規模な国際大会を
開催したい
JCS
JCS
引用元:JCS公式HP(https://www.convention.co.jp/)
特 徴
  • 180カ国が参加する国際会議や約2万人が参加する大規模大会の実績を誇る
  • ISO20121を取得し学術大会の品質を確保
  • 政府系会合や国際学会などもプロデュース