ここでは、学会の会場設営について紹介しています。学会の会場設営を行う方をぜひ参考にしてください。
会場設営をスムーズに行い、参加者にとって実りのある学会にするためには、下準備が何よりも大切です。
これらのポイントは、会場設営の下準備として行っておくとよいでしょう。
参加者の集中力を高め、ストレスなく参加してもらうために大切なポイントです。
会場設営の際、机・椅子の種類や配置する角度がそろっていると、会場がすっきりと見えます。種類が異なっていたり、配置が統一されていなかったりすると、散らかっている印象になってしまうため、注意してください。
用意する備品の中でも、特に個数に気を付けなくてはいけないのが、マイクの数です。司会用・講演用・質問用などを含め、マイクのトラブルの発生も考慮して多めに用意しておきましょう。
用意する個数は参加する人数にもよるため、必要かなと思う個数プラス2～3個ほど余裕を持たせておくことをおすすめします。
委託代行会社に会場設営を依頼する場合、学会で使用する機材や備品はすべて委託代行会社が用意してくれます。自分たちで機材や備品を用意する必要はありません。機材や備品は、購入して使用した後、保管しておく場所の確保が必要です。委託代行会社であれば保管場所を用意する必要もありません。
委託代行会社に依頼すると、業務の効率化が図れる点も大きなメリットです。学会の事務局を運営するために従業員を雇う場合、業務の量に関係なく固定費が必要です。
しかし委託代行会社の場合、業務量に合わせて依頼ができるため、少ないときはコストを減らして、多いときは増やすなど、依頼量が調整できます。
さらに、スタッフの採用活動や研修なども行う必要がなくなり、業務の効率化につながるでしょう。
委託代行会社は、学会設営を何件もこなしてきたプロです。今までの経験と技術力で、参加者がストレスなく参加できる会場設営のやり方を知っています。予算や会場に合わせ、適した会場設営の方法を提案してくれるでしょう。
学会の会場設営は、手間もコストもかかります。参加者が有意義な時間を過ごせるように工夫する必要があるため、想像以上にさまざまな課題があるでしょう。
学会の会場設営でお悩みの方、業務を効率化させてコストも削減したいとお考えの方は、会場設営の委託代行を検討してみてください。
学術大会の運用から、オンライン・オフラインを組み合わせたハイブリッド開催まで、幅広く対応した3社について学会の規模と目的別に紹介します。（2022年6月調査時点）
