web開催の方法

イベント管理という側面が大部分を占める大会業務。このページではweb開催の方法についてご紹介しています。

オンライン学会とは？

思った以上に多彩なオンライン学会

オンライン学会は、従来の学会のように実際に会場に集まるのではなく、参加者がそれぞれの自宅や勤務先などから、インターネット環境に依存したweb会議などのツールを介して学会に参加するのが大きな特徴です。
開催形式はさまざまで、スライドなどを公開するだけのパターンもあれば、動画のオンデマンド配信やライブ配信などもあります。

オンライン学会のメリット

意外とメリットの多いオンライン学会

参加者どうしの距離感も近く、コミュニケーションを取りながら進められるので、質疑応答もオンライン上で完結できます。更に、プログラムの配信期間も長いことから、都合の良い時間に視聴できる環境や学会後のオンライン懇親会の開催など、機能を最大限に活用した内容で、オンライン学会を成功させているケースは多いようです。

オンライン学会の注意点

オンライン学会には安定した通信環境が不可欠

高性能の機材や信頼できるサーバーなど、主催者側の安定した環境は当然のことですが、オンライン学会では参加者側も同様に安定した通信環境が必要です。特にライブ配信などでは、動画が止まったりする事態は避けたいものです。
参加者には、事前に推奨される視聴環境などの情報を伝えておくことも大切です。

委託代行会社に依頼するメリット

学会の進行など本来の作業に集中できる

オンライン学会は、従来のイベント管理のようなノウハウはあまり役に立ちません。使用される機材やツール、オンラインそのものに対するスキルや知識が前提であり、ネットワークの障害や機材のトラブルに対処できるスタッフも必要です。
こうした運用全般のことを考えただけでも、委託代行会社に依頼するメリットは充分です。
主催者は、潔く代行を依頼して本来の作業に集中したほうが賢明かもしれません。

委託代行会社の活用がオススメ

オンライン学会には、従来の開催方法では得がたいメリットがあるようです。
その一方で、配信用の機材やツール、通信環境などweb開催への不安も多く、委託代行会社に依頼するメリットについてはご理解いただけたと思います。さらに、注意点もさることながら、進行においてもリアル開催とは違う工夫が必要です。
はじめてのweb開催には、やはり委託代行会社の活用が良さそうです。