学会委託先の類似実績を評価する際のポイントは？

委託先を評価する際のポイントのひとつとして「類似実績」が挙げられます。これまでに同じような規模・分野で学会運営を行ってきた経験があれば、自学会の運営もスムーズに進められる可能性が高いといえます。そこでこちらの記事では、委託先が持つ「類似実績」を評価する際のポイントを解説していきます。

委託先の類似実績を評価する際のポイント

委託先の類似実績は、さまざまな観点から評価が行われています。具体的には「業務内容の一致度」「実績の具体性・詳細」「継続性・リピート率」「類似分野・業界での経験」「トラブル対応・改善実績」といった部分について評価を行っていきます。ここでは、実際にはどのような部分に着目して評価が行われるのかを見ていきましょう。

業務内容の一致度

評価されるポイントのひとつとして、自学会と業務内容がどれだけ一致しているかという点が挙げられます。ここでは、過去の実績が、自学会における委託内容とどの程度近いか、という点が確認されます。ここでは、単に学会やイベントを運営した、ということだけではなく、どれだけ「同規模」「同分野」「同様な業務範囲」での実績を持っているか、という点に着目して評価を行う部分がポイントとなります。特に、今回委託する学会業務の内容や規模、運営形態が近い実績ほど高く評価されます。

実績の具体性・詳細

これまで、具体的にどのような実績を積んできたのかも評価の対象となります。ここでは、実績の具体性や詳細について見られますが、具体的には「どのような課題があって、どのように解決できたのか」といったように、課題に対する成果や、どう工夫をして課題を解決したのかといった具体例が示されているかを評価していきます。 このような点から、単に件数や社名のみを羅列した単なる実績リストではなく、「どのような役割を担当したのか」といった成果までわかる内容が望ましいといえます。

継続性・リピート率

何年も続けて学会運営を委託されている場合、学会側はその運営に満足できたと判断することができます。そのため、一度だけの受託ではなく、同じ団体から何度も委託されているといった、「継続性」や「リピート率」についても評価の対象となります。また、複数年にわたって運営を担当しているか、という点は信頼性を測る上での指標となりますので、この部分も十分にチェックしておきたいポイントであるといえます。

類似分野・業界での経験

学会運営を委託するにあたって、類似分野や業界での経験を持っているかは重要なポイントです。例えば医学系や工学系など、専門的な分野の学会について経験があり、学会特有の運営ルールや文化に精通しているかどうかは非常に重要な部分であるといえます。そのため、それぞれの分野特有の課題やノウハウを持っているか、という点が差別化のポイントとなります。

トラブル対応・改善実績

トラブルへの対応力なども評価のポイントのひとつとなります。具体的には、これまでの経験の中で、発生したトラブル・課題に対してどのような改善を提案し、実行してきたのかといった事例があると、実務力や柔軟性を評価する上での指標となります。

まとめ

こちらの記事では、学会運営の委託先を評価するポイントのひとつである「類似実績」について解説してきました。これまでに、「同規模」「同分野」「同様な業務範囲」での実績があるか、また継続性やリピート率はどうなっているのか、トラブルや問題が発生した場合にはどのように対応してきたのかなど、さまざまな観点から評価を行います。

信頼できるところに学会運営を委託できるように、これまでの実績についても十分に確認を行うことが大切です。