ここでは、学会の発送代行サービスの内容について紹介しています。発送代行サービスの利用を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
抄録集やプログラムなど、登録者に発送する必要のある印刷物の発送を代わりに行ってくれます。ラベルの印刷から封入作業、局出しから集荷依頼まで一括で依頼できます。
招待者や、講演者、協賛企業などに対し、感謝に気持ちを伝えるためにお礼状を作成・発送することがあります。お礼状の作成や発送も、発送代行サービスの1つです。
学会では、研究報告書や論文、レジュメ、セミナー資料、ポスターやプログラム、さらには定期的に発行する学会誌まで、印刷業務は学会運営の大きな負担になっています。
業者によっては印刷業務まで請け負っており、まとめて依頼が可能です。
委託代行会社に依頼する大きなメリットは、コストパフォーマンスに優れているという点です。必要なときに、必要なときだけ依頼できるのが、委託代行会社の特徴です。そのため、必要な分だけの費用しかかかりません。
また印刷物を制作・印刷・発送までまとめて行ってくれる会社であれば、さらにコストパフォーマンスに優れたサービスが受けられます。その都度業者に依頼する手間も省けるでしょう。
発送業務や印刷業務全般を事務局で行う場合、実際に作業をするのは学生や教授です。学生や教授は本業ではない運営業務を行わなくてはならず、人為的ミスも発生しがちです。
そこで委託代行会社に依頼すると、学生や教授が運営業務を担う必要がなくなり、負担が軽減します。さらにプロによるクオリティの高い発送代行業務が期待できるでしょう。
外部への委託代行でセキュリティ面に不安が発生すると考える人も多いですが、実はその反対です。大勢の個人情報を取り扱う学会事務局ですが、個人情報は慎重に取り扱わなくてはなりません。
学生や教授が業務を担っている場合、セキュリティ対策のやり方がわからずにうっかり個人情報が漏洩してしまった、うまく管理ができていなくて紛失してしまった、というトラブルも発生する可能性があります。
一方で、委託代行業者は、事務局運営のプロです。個人情報の取り扱い方を熟知しており、漏洩や紛失がないように徹底して管理を行っています。
委託代行会社に依頼すると、大切な個人情報をより強固に守ることができるでしょう。
学会における発送業務は、煩雑で手間がかかる作業です。個人情報は丁寧に扱わなくてはならず、作業を行うスタッフも負担を強いられます。
学会の発送業務を委託代行業者に依頼すると、セキュリティ対策が万全な状態で個人情報を取り扱ってくれるでしょう。さらに、印刷物の制作から発送に至るまで、トータルでの依頼も可能。コストパフォーマンスに優れたサービスが受けられます。
学会の発送業務に負担を感じている、セキュリティ面が心配という方は、ぜひ委託代行会社の利用をご検討ください。
学術大会の運用から、オンライン・オフラインを組み合わせたハイブリッド開催まで、幅広く対応した3社について学会の規模と目的別に紹介します。（2022年6月調査時点）
