学会の映像機器の準備

ここでは、学会の映像機器を選ぶポイントや委託を依頼する際のサービス内容を紹介します。

学会の映像機器を選ぶ際のポイント

規模に合わせて選ぶ

学会の映像機器を選ぶ際の大事なポイントは、規模に合わせた映像機器を選ぶことです。参加者が100名以下の学会と、1,000名以上の学会では、会場の規模も異なるでしょう。1,000名以上の学会にも関わらず、100名以下での使用に適している映像機器を使ってしまうと、参加者からスクリーンが見えない、今何をやっているか理解できない、などの不満が発生してしまいます。

映像機器の基本は、どこから見てもきちんとスクリーンが見えることです。規模に合わせ、映像機器を選ぶようにしましょう。大きなスクリーンを1つ配置するだけでよいのか、それとも左右に2台配置するべきかなどを含め、規模を参考に検討しなくてはなりません。

どんな設備が利用できるのかを把握する

会場によって、どんな設備が利用できるのかは異なります。そもそも会場に学会に適した映像機器が準備されていなければ、会場を変更したり自分たちで持ち込んだりしなくてはなりません。映像機器は、すべての人に学会に参加してもらうために必要です。会場側に、どんな設備が利用できるのか、どれぐらいの学会向けのものなのかを確認してみましょう。

学会の映像機器準備を委託する際のサービス内容

機材の用意・準備

学会で使用する映像機器が会場に用意されていなければ、必要に応じて用意します。委託する場合は、映像機器の貸し出しだけでなく会場への設置も含めて対応してくれるでしょう。

映像機器を操作する技術

映像機器は自社で用意があるけれど、扱える技術がないという場合は、映像機器を操作する技術を提供してもらうことができます。映像オペレーターの技術力を駆使することで、よりクオリティの高い学会が開催可能です。

機材の回収と片付け

持ち込んだ映像機器は、学会が終わったら撤去して会場を元通りにしなくてはなりません。多くの機材を自分たちで撤去するのはとても時間がかかり、大変です。委託サービスを利用すると、開催後の片づけまでサポートしてくれるでしょう。スタッフが素早く撤去します。

学会の映像機器準備の委託代行を検討しよう

学会では、参加者がストレスを感じることなく映像を見られるように、映像機器は欠かせません。会場で借りられる場合もありますが、規模に合わない・使いづらいという場合は自分たちで準備をしなくてはならないこともあるでしょう。

委託サービスなら、持ち込んだ映像機器の設置や準備、そしてオペレーションや撤去まで、一括で依頼ができます。場合によっては、映像機器のレンタルにも対応しており、映像機器の扱いは丸ごとお任せ可能です。

映像機器の用意に不安がある方、技術に自信がなくオペレーションを依頼したい方は、ぜひ委託を検討してみてください。