学会事務局代行のメリット・デメリット

学会事務局代行には、さまざまなメリットがあります。ここでは、メリットとあわせて、デメリットについてもご紹介していきたいと思います。

事務局を委託するとどうなる？

委託することで、事務業務の負担軽減とコンプライアンスの徹底というメリットがあります。学会運営に必要な事務業務。実は、多くの労力を費やしている方も多いのではないしょうか。また、学生アルバイトなど有志によるスタッフの労力を借りているというのも、ありがちなパターンのようです。
先ず、こうした関係者の負担を解消するためにも、事務局を委託し学会運営に精通したスタッフを配置することは有効な手段です。さらに、会員数が100人を超えたら、会員管理や会計といった業務を素人の手に任せるのは効率も悪く、コンプライアンスの視点からも専門的なノウハウを持った業者に委託するのが得策だと言えるでしょう。

委託可能業務について

それぞれの業務領域に詳しい専門業者に任せられるので利便性が上がるというメリットがあります。

会員情報の登録や変更、入退会の処理などの会員管理のほか、会費管理や会計業務、問い合わせの受付など、定型的ではありますが欠かすことのできないな事務業務は、代行サービスに任せることで大きく負担を軽減できるでしょう。さらに、印刷業務、ウェブサイトの構築や管理のほか、学術大会の開催サポートについても、企画運営から開催案内、資料作成、募集受付、会場手配、当日の受付、司会進行とサポート内容も充実しているようです。

費用について

学会事務局代行のデメリットは、委託する業務が増えれば費用も増大するところです。それぞれの学会によってニーズに違いがありますので費用も異なります。一般的に学会事務局代行にかかる費用は、学会規模 × 委託業務範囲で決まると言われており、ホームページなどに掲載されている費用はあくまで基準のひとつとして参考にしてください。また、必要な業務だけを委託している場合も多く、その都度依頼する内容に応じて見積もりを取るのが一般的になっているようです。

まとめ

学会事務局代行の最適な活用方法を考えよう

学会の運営に欠かせない事務作業にはコストも時間もかかります。
こうした問題を解決するために、ほとんどの業務は代行会社に委託することもできます。
また、どうしても人材が足りない配置や運営が難しいポジションだけスポットで委託するなど、業務委託を上手く活用できれば学会側にはさまざまなメリットが発生します。
ご紹介させていただいたデメリットや注意点を軽視せず、業務委託の最適な活用方法の参考にしてください。