【学会別】運営課題と委託先の選び方
学会運営の外部委託を検討する際、自学会の専門分野や規模に合った代行会社を選ぶことが重要です。本記事では、看護やリハビリ系などの分野別の特徴や規模別の業務内容を解説します。
学会運営を外部委託するメリットとは？
学会運営を外部委託するメリットは、大学の教員や医療従事者などのスタッフが、本業や研究に集中できる環境を確保できる点です。会員管理や会費徴収、問い合わせ対応などの煩雑な日常事務をプロに任せることで、事務局の業務負担が軽減されます。
さらに、専門業者が持つ演題登録システムの構築やオンライン配信などのノウハウを活用することで、運営のミスやトラブルを防ぎ、学術大会の参加者満足度を向上させられる点も大きなメリットです。
【分野別】学会運営の課題と運営委託の特徴
看護系の学会
看護系の学会は、会員である看護師の多くが病院のシフト制勤務に従事しているため、日中の事務局対応や運営業務との両立が極めて困難という課題を抱えています。また、学術集会は数千人規模になることも多く、運営には高い安定性が求められます。
代行会社を選ぶ際は、多忙な会員に配慮したスムーズな参加登録・演題登録システムの運用実績があるか、ハイブリッド配信の手配から抄録集の制作までワンストップで任せられる体制があるかが重要なポイントです。
理学療法・作業療法（リハビリ）系の学会
理学療法や作業療法などのリハビリテーション系学会では、座学だけでなく実技を伴うセミナーやハンズオン研修が頻繁に開催される特徴があります。また、会員数が多く、地方会や専門領域ごとの分科会が細分化されやすいため、事務局の管理負担が肥大化しがちです。
そのため、複数の分科会をまたぐ複雑な会員・会費管理システムに対応できるか、会場での特殊な機材搬入や動線確保など、現場ディレクションの経験が豊富な会社を選ぶ必要があります。
自学会の分野に合った委託先を見つけよう
学会の運営委託は、関係者の負担を軽減し、より質の高い学術活動や大会運営を実現するための有効な手段です。自学会の分野や規模に合わせた最適なパートナーを選ぶことで、長期的かつ安定した学会運営が可能になります。
「学タク」では、各専門分野や規模に応じた柔軟なサポートが可能な学会運営代行会社を一覧で比較できます。自学会の課題を解決できる最適な委託先を見つけてください。
学会委託代行会社3選
学術大会の運用から、オンライン・オフラインを組み合わせたハイブリッド開催まで、幅広く対応した3社について学会の規模と目的別に紹介します。（2022年6月調査時点）
限られた予算内で
国内大会を委託したい
- 大会の運営から開催まで小中規模学会に精通した自社スタッフが伴走
- 必要なサービスを予算に合わせて最大限の対応を提案
- 医学、歯学、薬学の学会にて大会の運営事務局の実績あり
- 医学系学会の運営事務局を当日運営（参加者：600名）
- 農学系学会の参加登録・演題登録・印刷物制作（参加者：1,000名）
https://www.kohmura.co.jp/service/association_support
継続的に
拡大していきたい
- 幅広い規模に対応し、学会の成長を支援
- 80年の実績とノウハウを元に提供
- 会員・会計管理等の煩雑な業務も代行可能
- 気化学会（学会約3万3,000人）の大会運営支援（参加者：1,000名以上）
- 日本化学会（学会約2万3,000人）の 大会運営支援（参加者：1,000名以上）
https://www.soubun.com/society/
大規模な国際大会を
開催したい
- 180カ国が参加する国際会議や約2万人が参加する大規模大会の実績を誇る
- ISO20121を取得し学術大会の品質を確保
- 政府系会合や国際学会などもプロデュース
- 日本外科学会の大会運営（参加者：約20,000名）
- 日本乳癌学会学術総会の大会運営
https://www.convention.co.jp/result/