アクセライト

アクセライトは、学会事務局の運営のほか、調査研究のコンサルティング、システム開発などの事業も展開している会社。会員管理や郵送業務だけでなく学会誌発行や学術集会の運営にも対応しています。

アクセライトの学会委託の特徴

大学や研究機関に実績がある

アクセライトの学会委託は、会員管理、煩雑な郵送業務、学会誌の発行、集会や委員会の運営から財務管理に至るまで、幅広いニーズに対応。大学、研究機関を中心に多くの実績があるため、学術に対する深い理解と研究者のニーズに合わせた柔軟な対応が特徴です。

サイト制作やシステム開発に強み

大学や研究機関を中心に多くの実績があるアクセライトでは、研究者のニーズに合わせた柔軟な対応が可能。要望にしっかりと耳を傾け、分析や研究のアウトカムを見据えたサイト制作をしてくれます。

臨床研究や研究データ関連のシステム構築が可能

アクセライトでは、研究室のホームページ作成はもちろん、調査研究系システムとの連携や研究の一環としてのウェブサイト制作に定評があります。さらに、サイト作成だけでなく運用までワンストップでサービスを提供しています。

アクセライトの学会事務局運営代行で委託できる業務

アクセライトの学会事務局運営代行は、学会運営に欠かせない基幹業務を中心に、社内の専属スタッフが支援するサービスです。学会や研究会ごとの事情や希望に合わせて、総合的な委託だけでなく一部業務の代行も相談できます。

会員管理

入会・退会手続き、登録情報の変更対応、会費納入状況の管理、新年度会費の請求、未納分の督促など、会則や規定を順守し、対応しています。

窓口業務（問い合わせ対応）

学会専用の事務局メールアドレスを取得し、理事・幹事・会員からの問い合わせ窓口を設置します。事務局宛てのメールへの返信や郵送物の受領などを行い、メールでの問い合わせは翌営業日までの対応が基本です。

印刷・郵送業務

学会ニュースレターや各種行事（研修会・講演会・シンポジウム等）の案内・チラシなど、印刷から郵送まで幅広く対応しています。発送に関しては学会指定の封筒の利用や、同梱・発送時期の調整などにより郵送費の削減につながる可能性があるため相談も可能です。

財務管理・経理業務

年会費や参加費などの入金確認、請求書の支払、経費精算、講師謝金の支払代行などに対応し、口座ごとの出納帳を作成して日々管理・記録します。決算時には次年度予算案・収支報告書案の作成を代行または補助し、会計監査業務のサポートまで相談が可能です。

総会・理事会・委員会のサポート

総会・理事会・委員会に関する資料収集、関係者連絡、印刷物準備などを専属担当者が支援します。委員会主催行事についても、講師委嘱状の作成・発送、申込受付管理、短期イベント用の特設サイト作成依頼など、周辺業務を含めて幅広くバックアップしてもらえます。

ホームページ作成・管理

ホームページ作成はアクセライトの強みの1つで、新規会員獲得の観点から分かりやすいホームページが重要です。既存コンテンツを活かしながら読みやすさや学会のイメージを反映したデザインへの移行、フォーム追加や一部改修の相談もできます。

アクセライトの学会事務局（運営代行）の特徴

アクセライトは、学会や研究会の運営を「安定して継続すること」を重視しながら、予算・体制・業務量に応じた委託設計を行う方針です。

部分委託や段階的な委託を相談できる

総合的な事務運営だけでなく、一部業務のみの代行も相談可能です。予算や体制準備の都合で、数年かけて段階的に委託を進めたいケースの相談例もあります。

既存委託先からの引継ぎを含めた相談にも触れている

別の委託業者に事務局運営を依頼していた学会が、契約終了に伴い新たな委託先を検討する状況を想定し、既存業者と直接やり取りする形の引継ぎ対応についても相談できます。

問い合わせ対応は「翌営業日まで」を基本とする

学会運営では問い合わせへの対応スピードが求められる一方で、担当者の負担が大きくなりやすい業務でもあります。アクセライトでは、メールでの問い合わせは翌営業日までの対応を基本とし、窓口業務の運用基準を明確にしています。

学会の収支サイクルを踏まえ、請求・支払を半期（6カ月）ごとにする方針

学会は、新年度の会費請求の時期に収入が集中し、学会誌の発行や総会開催などのタイミングで支出が発生しやすい傾向があります。こうした収支の流れを踏まえ、請求・支払を半期（6カ月）ごとに行う方針が示されています。

代行業者としての「継続性」を重視した提案を掲げている

事務局業務は単年で完結しにくく、継続的な管理・対応が前提となるため、代行業者としての「継続性」が重視されています。委託費を無理に抑えた設計では運用が続きにくくなることもあるため、長期運用を見据えた現実的な体制・見積もりで提案する方針を示しています。

アクセライトの学会委託の事例

公式HPに記載はありませんでした

まとめるとこんな学会にオススメ 　

ITツールの導入やサポートなど一部の業務のみを外部に委託したい学会にオススメ

アクセライトは、それぞれの学会の特性や要望に応じて一部業務の代行が可能です。もちろん総合的な委託もできますが、必要な所だけ委託できるというのも大きな魅力ではないでしょうか。また、学会運営にITツールの導入を検討中の方であれば、Web会議をはじめとしたITツールの導入のサポートも依頼することができるそうです。

会社詳細