このページでは議事録についてご紹介しています。学会の議事録作成について委託を検討されている方も、ぜひ参考にしてください。
議事録とは、一般的には会議や打ち合わせの内容を記録として残すものです。
さらに、議事録は誰が読んでも分かりやすいものを作成しなくてはいけません。また、
要約形式や会話形式などの種類があり、会議の内容によって形式を使い分ける必要もありますので注意が必要です。
理事会の議事録は、決定された事項とその経緯、会計報告が簡潔にまとめられている必要があります。
なぜなら、理事会の記録という目的だけでなく、理事の責任をあきらかにする記録としての性質もあることから、議決された内容のみを記録するものではなく、提案や討議の内容、決議の方法から結果まで記載する必要があるのです。
理事会の議事録を作成する場合、ICレコーダーなどでの録音は必須です。録音の内容から文字起こしを行うこともありますが、議事録の信頼性や不正防止の目的で議事録と共に保管される場合もあります。理事会の会議中はメモを取ることに集中し、その場でできるだけ正確にメモをとり会議が終了してから清書を行いましょう。
たかが議事録とはいっても、理事会の議事録では内容や書き方が複雑で、無駄な時間をかけてしまった、といったことにならないように最初から委託代行会社に依頼してしまった方が良いのかもしれません。
議事録の作成のみでも対応が可能な委託代行会社もあるようなので、わかりづらい理事会の議事録を委託するだけでも、学会業務が軽減されるかもしれません。
会議につきものの議事録でも、きちんと情報が整理された読みやすい文章に仕上げなければなりません。さらに、理事会の議事録ともなると、単なる会話の記録では済まされないようです。
学会の議事録作成についてお悩みのある方や作業の負担を減らしたいとお考えでしたら、委託を検討してみてはいかがでしょうか。
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