学会の選挙

学会では、代議員や理事を決定する際に選挙が行われます。選挙を実施する際はどのようなポイントがあるのか、委託する際はどのようなサービスがあるのかをこの記事では解説していきます。

学会の選挙を実施する際のポイント

不正の防止と匿名性の確保

学会においての選挙では、重要となるのは不正の防止でしょう。例えば、一人一票と定められているにもかかわらず、システムの不具合などで二票以上を投じられる状態になってしまっていては、その選挙は有効とは言えなくなります。

また、自身が誰に投票したかを他人に知られない秘密選挙の実施も、学会の運営において重要なポイントです。

選挙ごとの条件や設定の決定

学会においての選挙は、さまざまな条件で行われます。例えば「30人に1人の割合で代議員を選出したい」「代議員30名の中から理事を5名選出したい」など、選出対象の条件は選挙ごとに異なります。さらに、「学生会員であれば一票、一般会員であれば二票」など、投票できる票数が異なる場合もあるでしょう。

選挙ごとにどのような条件や設定を設けるのが適切か、この点を明確にするのも学会での選挙において重要です。

学会の選挙を委託する際のサービス内容

近年普及がめざましいオンライン投票サービス

学会の選挙は、オンライン投票サービス（電子選挙システム）の運用先に委託が可能です。会員への選挙の実施や投票に関する案内の送付、実際の投票システムの運用、集計、公表などを全て委託できるサービスです。

選挙の条件に合わせた設定が柔軟に行えるほか、集計者にも誰が投票したか判断できない匿名性を担保したシステムの提供が行われています。

オフラインとの使い分けも

オンライン投票サービスの中にも、案内の送付などについては郵送で行っているなど、オフラインも活用しているサービスがあります。会員の年齢層などによっては、こういった一部オフラインでの選挙が好まれる学会もあるのではないでしょうか。

業務と費用の効率化

選挙の案内などをメールで行う、オンライン投票システムを活用するなど、選挙を完全にオンラインで済ませた場合、見逃せないのが費用です。はがきで案内を作成したり、投票券を印刷したりするなど、オフラインで作業すると、印刷費や切手代などの費用が発生します。

しかし、オンライン投票サービスはそういった物品費が発生しません。システムの運用などで発生する費用はありますが、オフラインでの実施よりも低コストで運用している企業が少なくありません。

学会の選挙に委託代行を検討しよう

学会の運営上、代議員の選出や理事の決定など、選挙が必要となる場面は度々訪れます。投票券の配布や集計など、選挙に求められる業務は多岐にわたり、日数も必要となります。

学会運営の委託サービスの中には、選挙についてオンライン投票サービスを用いて業務効率化を図っている企業が多くあります。求めるサービスに適したものがないか、ぜひ検討してみてください。