学会に不可欠な資料として、台本と進行表があげられます。ここでは、学会で使用する台本、進行表作成のポイント、代行会社が提供しているサービス内容を解説しています。
学会のスムーズな進行には台本と進行表が欠かせません。混同されがちですが、両者の役割は異なります。台本は司会進行役が話す内容をまとめた資料で、進行表は学会全体の流れをまとめた資料です。学会を成功に導くため、これらの資料を用意しておく必要があります。
進行表は、タイムスケジュールに従い全体の流れを把握できるように作成します。ポイントは「いつ、どこで、だれが、なにを、どのように行うか（5W1H）」を明確にすることです。進行に関わるスタッフの役割を明記しておくことも欠かせません。
役割を明確にしておくことで、どのタイミングで誰が何をするかを把握しやすくなります。会場マップも進行表に記載しておきたい情報です。会場マップがあると、スタッフ、登壇者、来場者の導線、各種機材の設置場所などを確認できます。学会を円滑に進行しやすくなるでしょう。
台本は、アナウンスのタイミングがわかるよう進行表に沿って作成します。楷書体や行書体が多く用いられています。主なアナウンスのタイミングは以下のとおりです。
当日を想定し、各アナウンスの内容を事前に検討し、リハーサルを行うことが大切です。柔軟な対応を求められる場面では、複数のコメントを用意しておくとよいでしょう。
学会で使用する台本や進行表の作成は代行会社へ委託できます。代行会社は、学会の概要、目的などを把握してから、当日のタイムスケジュールを立案したうえで、進行表を作成します。代行会社を活用すると、学会を円滑に進行できるケースが多いでしょう。
代行会社は、進行表に基づく台本も作成しています。学会の概要、当日のスケジュール、司会進行役の役割を踏まえたうえで、目的に沿った質の高い台本を提供している点がポイントです
台本と進行表は、学会を円滑に進めるため、欠かせない資料です。全体の流れを押さえたり、状況に合わせたコメントを考えたりしなければならないため、作成には専門的な知識を求められます。経験やノウハウが不足している場合は、委託代行を活用するとよいでしょう。
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