ここでは、学会の看板や垂幕を作成する際のポイント、委託サービスの内容を紹介します。
学会を行う会場によって、設置可能な看板や垂幕のサイズが定められている場合もあります。また制限がなかったとしても、会場の規模に応じて適したサイズは異なります。まずは設置に制限がないかどうか、そしてどれぐらいのサイズであれば見栄えが良いかを考えてみましょう。
舞台から遠い席からでも何が書いてあるのかわかる程度の大きさが理想です。実物を作成してから「意外と小さかった」と感じるケースが多いため、少し大きめを意識することをおすすめします。
せっかく見やすいサイズで作成しても、生地がマッチしていないと見栄えが悪くなってしまいます。学会でおすすめの素材は、トロマットと呼ばれるポリエステル、もしくは合成樹脂を原料とした合成紙です。トロマットはシワになりにくく、美しいのが特徴。合成紙は破れにくく湿気にも強いです。
せっかくの看板・垂幕だからデザインにもこだわりたいと思うかもしれませんが、デザインに凝りすぎている看板や垂幕は、記載されている内容が目立ちません。参加者は見づらさを感じてしまいます。ベースは無地を基本として、コントラストがはっきりとする色で大きく文字を入れましょう。あまり凝ったフォントは内容が理解しづらいため、一般的に使われているフォントが適しています。
もしもロゴやイラストがあれば、文字を主役として少し離れた場所に使うようにしてください。
学会の内容やどこに設置するのか、どれぐらいの規模なのかなど、詳細をヒアリング後、デザインを提案するところから始まります。提案された内容に修正してほしい点や希望・意見を伝えながら、最終的なデザインやレイアウトを決定します。
デザインが決まったら、実際に印刷して製作します。印刷会社への手配まですべて行ってくれるので、委託してしまえば特に何も行うことはなく、仕上がりを待つだけです。
委託している業務内容にもよりますが、学会の運営全体を依頼している場合は、看板や垂幕の設置、そして学会終了後の片づけまで依頼できます。
看板や垂幕は、参加者を誘導したり参加者に学会のポイントを伝えたりする際に必要です。デザインはシンプルに、そしてわかりやすい内容で記載することを基本としているものの、自分で製作するとなると何を書くべきか、どんなデザイン・レイアウトにするべきか、悩んでしまう人も多いはずです。
看板や垂幕も委託することで、希望や要望を伝えるだけで理想の看板・垂幕に仕上げてくれるでしょう。
看板や垂幕の製作がなかなか進まない、デザインが決められないという方は、ぜひ委託を検討してみてください。
学術大会の運用から、オンライン・オフラインを組み合わせたハイブリッド開催まで、幅広く対応した3社について学会の規模と目的別に紹介します。（2022年6月調査時点）
