ウィズアス

大手企業から大学や官公庁まで、年間400件以上の運営実績（2022年6月時点）を誇るウィズアス。プロジェクト管理責任者による全体品質と進捗管理など、プロフェッショナルが対応するアウトソーシングサービスを提供しています。

ウィズアスの学会委託の特徴

高品質で安定した委託サービス

年間400件（2022年6月時点）の運用ノウハウによる、高品質で安定したサービスがウィズアスの特徴ですが、こうした多くの案件を安定的に支えているのがテクノロジーの導入と人材育成。こうした日々の積み重ねによって運用の品質が保たれているそうです。

オーダーメイドの運用

ウィズアスでは、お客様に合わせたオーダーメイドの委託サービスを行っています。さらに、同じサービスでも請け負う業務範囲に応じて営業担当が整理したうえで、課題解決のために適切な業務フローや運用体制を提案してくれます。

コールセンター業務にも対応

システムで対応のノウハウを持つウィズアスでは、コールセンター業務も一緒に依頼することが可能です。各種セミナーや問合せ対応、メール対応まで業務内容に合わせた運用を提案してくれます。

業務の「見える化」と標準化で、属人化・ミスを減らす

学会運営では、参加登録、問合せ対応、登壇者・座長対応、各種手配などタスクが多岐にわたり、担当者の経験値によって品質がぶれやすいのが悩みどころ。ウィズアスの強みとして追加できるのが、タスクの洗い出し・可視化を起点に、業務フロー設計とマニュアル整備まで行い、運用を標準化するという考え方です。業務が標準化されることで、品質を均一に保ちやすく、運営の効率化にもつながります。

大規模・複雑な学会でも「人材×バックアップ体制」で進行を安定化

学術大会やシンポジウムは、複数会場・複数セッションの並行進行、協賛対応、来場導線の設計など、当日のオペレーションが複雑になりがちです。ウィズアスは、案件内容に応じて人材をアサインし、担当者の経験＋チームのバックアップ体制でスピード感ある対応に取り組んでいます。

オンライン／オフライン／ハイブリッド開催まで、企画〜事後フォローを一気通貫

近年は、対面開催だけでなく、オンライン配信やハイブリッド開催を前提にした設計が求められます。運営面では「当日だけ回す」よりも、準備から当日運営、終了後のフォローまでを一貫して任せられる体制があると、主催者はプログラム企画や研究交流に集中しやすくなります。

学会運営においても、開催形式に合わせた全体設計・進行管理を任せられる点は、追加の訴求ポイントになります。

※補足：ウィズアスの業務運用アウトソーシングの知見は、2022年10月の合併により株式会社ニューズベースへ承継された旨が公表されています。サービス検討時は、最新の提供主体・問い合わせ窓口もあわせてご確認ください。

ウィズアスの学会委託の事例

スリーエムジャパンのセミナー事務局運営

スリーエムジャパンのセミナー参加申し込み事務局の運営業務をサポート。1ヶ月間に全国で約20回開催されるセミナーの受付対応をアウトソース。業務負荷の軽減を実現させることができました。

セキュリティ対策関係一般社団法人のシンポジウム

情報セキュリティ支援に関係する社団法人のシンポジウムをサポート。来場規模350名のシンポジウムにおいて、事務局窓口及び当日運営代行などを行うことで、主催者側はシンポジウム企画に専念することができたようです。

まとめるとこんな学会にオススメ

ヒューマンリソースの不足を補いたいという学会にオススメ

ヒューマンリソースの不足は、それぞれの負担が大きくなるだけでなく離職につながる可能性があります。また、適切な学会運営をするために、適材適所で人材を活用することも重要です。大手企業とも取引のあるウィズアスなら、学会の委託に関してもオススメできる実績を持っています。

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