知っておきたい学会委託の基礎知識

学会運営に欠かせない事務局の業務。手が回らない、他に時間を使いたいなどの理由から、委託という選択肢を考え始めた方のために、学会委託について紹介しています。紹介する内容は次の通り。

学会委託を申し込むときの期間の目安

学会事務局代行のメリット・デメリット

煩雑な学会事務局の運営。会員数の増加に伴い、そろそろ代行会社への委託を考えているという方も多いのではないでしょうか。学会事務局の運営を滞りなく行うためには、メリットだけでなくデメリットも理解したうえで代行会社を選ぶようにしましょう。「学会事務局代行のメリット・デメリット」で、詳しくご紹介しています。

学会事務局代行の選び方

このページでは、代行会社の選び方について詳しくご紹介しています。代行のサービスの内容は会社によってさまざまです。費用を見ることも大切ですが、ご自身の学会の規模や予算に合わせて柔軟な対応をしてくれる代行会社を選ぶことは言うまでもありません。学会事務局代行を検討されている方は、ぜひ参考にしてください。

web開催の方法

COVID-19（新型コロナウイルス感染症の拡大により、さまざまな学会が延期や中止を余儀なくされる中、web開催という方法に注目が集まりました。すでに国内外でも多くの学会がオンラインで開催されていることもあり、興味を持っている方も多いのではないでしょうか。そこで「web開催の方法」では、オンライン学会開催の方法や注意点などをご紹介しています。

学会ポスターの作成

学会のポスター発表。見やすいポスターを作るために配色やフォントに迷ったり、パワーポイントを使ったポスターの作成方法や印刷方法を詳しく調べたり。
でも、企画構成からデザインまで委託代行会社に依頼するという方法もあるんです。
学会でポスター発表を予定している方は、ぜひ参考にしてみてください。
「学会ポスターの作成」で、詳しく解説しています。

学会の議事録作成

会議につきものの議事録は、単なる会話の記録ではありません。
きちんと情報が整理されているかが重要でありながらも、読みやすい文章に仕上げなければなりません。
そんな議事録の書き方のポイントについて「学会の議事録作成」で詳しくご紹介しています。学会の議事録作成について委託を検討されている方も、ぜひ参考にしてください。

学会ホームページ作成

「他もやっているから、とりあえず」そんな感じでホームページの作成をお考えの方、それは大きな間違いです。気になることがあれば、すぐにスマートフォンを使って調べるのが当たり前の世の中、ホームページは、学会に対する信用力にも大きく影響します。学会用のホームページを持つことの目的や作成の注意点などについて「学会ホームページ作成」で、詳しく解説しています。

学会の会場設営

学会の会場設営に関して、学会を行うたびに頭を悩ませている担当者の方も多いはずです。会場設営が成功するかどうかで、参加者がストレスなく学会に参加できるかどうかが決まります。ここでは学会の会場設営のポイントと委託代行会社に依頼するメリットなどを詳しく解説しています。

学会の発送代行

学会には、研究報告書や論文、レジュメ、セミナー資料、ポスターやプログラム、定期的に発行する学会誌など、制作・印刷・発送しなくてはならない書類はたくさんあります。学生や教授が行うとなると、作業の負担が大きくセキュリティ面の不安も発生します。ここでは学会の発送代行サービスの内容や委託代行会社を利用するメリットを紹介しています。

学会の参加登録・演題登録

学会の参加登録や演題登録は、学会運営に欠かすことができない業務の1つ。だからこそ、プロの手を借りてスムーズに業務が進められるように、委託代行会社を利用してみてはいかがでしょうか。委託代行会社を利用すると、業務がスムーズに行えるだけでなく、セキュリティ面の不安も解消します。

学会の映像機器の準備

学会で多くの参加者に内容を理解してもらうために、必要不可欠なのが「映像機器」です。会場のどこにスクリーンを配置するのか、どれぐらいのサイズのスクリーンが必要なのかなど、映像機器の準備は想像以上に時間がかかります。委託サービスを利用すると、適した映像機器を選定してくれるだけでなく、オペレーションや撤去までサポーとしてもらえるでしょう。ここでは映像機器を準備するポイントや委託した場合のサービス内容を紹介しています。

学会の抄録集作成

参加者が事前に発表内容をチェックするために必要なのが、学会の抄録集です。わかりやすく簡潔に、そして「である」調で記載するなど、ルールも定められていることが多いでしょう。ここでは、学会の抄録集の目的や作成時の注意点、さらに委託した場合のサービス内容も紹介します。

学会の看板や垂幕の準備

学会の看板や垂幕は、わかりやすくシンプルに、それでいて目を惹くデザインが好まれます。またサイズ感や見た目の美しさを左右する生地選びも大事なポイントです。ここでは看板や垂幕を作成する際のポイントや委託した場合のサービス内容を解説します。

学会の名札や参加証の準備

名札や参加証を準備するタイミングは、学会の1カ月前程度です。ポイントは、これらの目的を考えることといえるでしょう。計画的に作成すると、参加資格を示すだけでなく、名前を憶えやすくしたり、一体感を醸成したりできます。ただし、制作には一定のスキルと知識が必要です。ここでは、名札、参加証を制作する際に押さえておきたいポイントと委託サービスの内容を解説しています。

学会の記念品や粗品の準備

記念品や粗品は、用途、予算、制作期間などを踏まえて準備しましょう。学会のアピールを目的とするため、受け取る側の立場でグッズを選定することが大切です。一般的には、実用的なものが好まれます。記念品、粗品の準備にかかる手間は、委託代行を利用すると抑えられます。ここでは、記念品、粗品を制作する際のポイントと委託代行のサービス内容を解説しています。

学会の表彰状や感謝状の準備

表彰状や感謝状には、制作時に意識したいルールがあります。一例としてあげられるのが、本文で句読点を使用しないことです。また、文字のフォントやサイズにも気を配る必要があります。委託代行を利用すると、テンプレートを使ってスムーズに制作できます。付属品を揃えられる点も魅力です。ここでは、表彰状を作るときに気をつけたいポイントと委託代行のサービス内容を解説しています。

学会のケータリングの準備

ケータリングは、会場へ食事や飲み物を届けるサービスです。業者によっては会場の準備や片づけも行ってくれます。学会を成功へ導く重要な役割を担います。外部へ依頼する場合は、実績豊富な事業者を選ぶことと参加者のニーズに応えられる食事、飲み物を用意することが大切です。ここでは、ケータリングの準備で意識したいポイントとケータリングサービスの内容を解説しています。

学会のアンケートの準備

アンケートを実施すると、学会の評価などを確かめられます。修正点を把握する重要な取り組みです。実施する際は、目的を設定すること、質問と回答をシンプルにすることなどが大切です。リソースが不足する場合は、外部へ委託することもできます。具体的には、アンケートの設計、作成、分析などを委託できます。ここでは、アンケートで注意したい点と委託サービスの内容を解説しています。

学会の台本や進行表の準備

台本は司会者が話す内容をまとめた資料、進行表は学会の流れをまとめた資料です。どちらも学会のスムーズな進行に欠かせません。台本を作成する場合は状況に応じたコメントを考えること、進行表を作成する場合はタイムスケジュールを意識することが大切です。ここでは、学会で使用する台本、進行表を作成するポイント、代行会社が提供しているサービスの内容を解説しています。

学会の会計管理

会計管理は学会を適切に運営するため不可欠な業務といえるでしょう。業務を円滑に行える体制ならびに不正を防ぐ仕組みを構築しておくことが大切です。これらの構築が難しい場合は、学会委託を検討するとよいかもしれません。会計帳簿への記帳、会計書類の作成などを委託できます。ここでは、会計管理で注意したいポイントを解説するとともに学会委託できる会計管理業務を紹介しています。

学会の展示ブースの設置

学会で展示ブースを設置する際は、アピールする内容を絞り込みましょう。アピールポイントが多すぎると、何を伝えたいかわからないため、集客できなくなってしまいます。目的やターゲットにあわせてレイアウト、デザインを決定することも大切です。ここでは、展示ブースを設置する際に気をつけたい点と展示ブースの設置で委託できる業務の内容などを解説しています。

学会の通訳や翻訳の手配

一部の学会では、通訳や翻訳の手配を求められます。さまざまな言語を話す参加者が討議を重ねるためです。通訳、翻訳には、高度な専門性を要します。したがって、専門家を必要とするケースが少なくありません。通訳、翻訳の手配は、学会委託で行えます。ここでは、学会でこれらの手配が必要な理由と手配を委託した際に利用できるサービスの内容などを解説しています。

学会の選挙

学会では、理事の選出などで選挙を行うことがあります。選挙の際は、選挙の条件や選出者の設定などを定め、会員に案内を出したり、集計・公表などの作業を行ったりする必要があります。近年、オンライン投票サービスの発展もめざましく、案内から集計・結果の公表までオンラインで完了させる学会も少なくありません。ここでは、オンライン投票サービスを利用した学会の選挙について解説していきます。

学会の法人化サポートの手配

学会を法人化する場合、まず「NPO法人」として法人化するのか、「一般社団法人」として法人化するのか決定する必要があります。いずれにせよ、定款の作成や認証のための手続き、設立書類の作成など、様々な法的業務が求められます。スムーズな法人化を目指すのであれば、委託業者を利用してサポートを受けるのもおすすめです。ここでは、法人化の際に受けられるサポート内容などを解説していきます。

学会の論文投稿の手配

学会を通して論文投稿を行う場合、必要となる作業は論文の作成だけではありません。提出のための書類作成のほか、海外ジャーナルへの発表も考えているのであれば英訳などの翻訳も必要になります。また学会側も、投稿された論文の受付作業や査読管理、学術書の発刊の際の編纂など、事務的な作業が多く発生します。ここでは、こういった業務を委託できるサービスを利用する場合のポイントなどを解説していきます。