学会の参加登録・演題登録

ここでは、学会の参加登録・演題登録サービスの内容や委託代行会社に依頼するメリットを紹介します。

学会の参加登録・演題登録サービスの内容

演題の登録・管理・採択通知

演題登録は、学会を開催する半年ほど前からスタートします。システムを利用していれば、参加者から演題登録を募ることはもちろん、登録された演題を確認・管理するのも簡単です。その後、演題の採否が確定してから、参加者に採択の一斉通知が行えるのも、参加登録・演題登録サービスの特徴です。

メールは採択された演題だけの一括送信で、不採択の演題には送られないように設定もできます。

問い合わせ窓口

参加登録や演題登録に関する不明点を確認する、問い合わせ業務を請け負っている業者もあります。

専任スタッフが窓口対応となり、登録管理やその他の業務を行います。

学会の参加登録・演題登録を委託代行会社に依頼するメリット

品質の高いサービスでスムーズに業務が進められる

委託代行会社では、事務局運営のプロが参加登録や演題登録を始めとした学会に関連する業務を行っています。自分たちで事務局運営をするよりもサービスの品質が高く、参加者にも良い印象を与えられるでしょう。

スムーズに業務が進むことで、参加者の不満や不安も発生しづらいです。

事務局を維持する費用が減らせる

事務局を学会内部に設置しようと思うと、人件費・施設費を含めた固定費が必要です。また人員の採用に関する費用もかかります。

事務局を維持する費用と委託代行会社に依頼する費用を比較してみると、委託代行会社に依頼したほうが安く抑えられるケースも少なくありません。

また、委託をすると事務局運営のすべてを依頼できるため、事務局を維持する費用を減らせるでしょう。

セキュリティへのリスクを低減する

事務局では、多数の会員の個人情報を取り扱わなくてはなりません。教授や学生が所持しているパソコンを使用して管理・対応するとなると、どうしてもセキュリティ面でのリスクが発生します。

委託代行業者に依頼すると、セキュリティに対するリスクの低減にもつながります。

学会の参加登録・演題登録の委託代行を検討しよう

学会の参加登録・演題登録は、事務局作業の中で労力を必要とする業務の1つです。また、学生や教授が事務局を運営する場合、多くの学会員の個人情報を学生・教授が所有するパソコンで扱わなくてはならず、セキュリティ面の不安も発生します。

委託代行会社に依頼することで、労力を減らしながらセキュリティのリスクも低減させられるでしょう。

学会の参加登録・演題登録に関して悩みのある方、セキュリティ面の不安を感じている方は、ぜひ委託を検討してみてください。